Weihnachtsfeier im Unternehmen: Was steuerlich gilt.

Eine gemeinsame Weihnachtsfeier gehört für viele Unternehmen zum feierlichen Jahresabschluss. Sie bietet Gelegenheit, Mitarbeitern für ihren Einsatz zu danken und das Miteinander im Betrieb zu stärken. Doch wie wird eine Weihnachtsfeier steuerlich behandelt? Welche Kosten können Arbeitgeber berücksichtigen und wann bleibt die Betriebsveranstaltung steuerfrei?

Für Weihnachtsfeiern und andere betriebliche Veranstaltungen gelten klare steuerliche Vorgaben. Besonders wichtig ist der Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter. Wir erklären, worauf Unternehmen bei der Planung achten sollten und wie sich unnötige Steuerbelastungen vermeiden lassen.

Weihnachtsfeier und Steuern: Wie funktioniert der 110-Euro-Freibetrag?
Für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr können Arbeitgeber einen steuerlichen Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer einschließlich Umsatzsteuer (Bruttobetrag) nutzen. Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitern des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.

Bei den 110 Euro handelt es sich um einen Freibetrag und nicht um eine Freigrenze. Wird der Betrag überschritten, ist deshalb nur der übersteigende Anteil steuerpflichtig.

Ein Beispiel:
Kostet die Weihnachtsfeier 135 Euro pro Mitarbeiter, bleiben 110 Euro steuerfrei. Die verbleibenden 25 Euro gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Welche Kosten zählen bei einer Weihnachtsfeier zum Freibetrag?
Bei der Berechnung des 110-Euro-Freibetrags müssen Unternehmen sämtliche Aufwendungen berücksichtigen, die unmittelbar mit der Betriebsveranstaltung zusammenhängen. Dazu gehören insbesondere:

Speisen und Getränke
Raummiete und Kosten für die Location
Musik, Künstler und Unterhaltungsprogramm
Dekoration und Fotograf
Organisation und Eventmanagement
Geschenke an Mitarbeiter, sofern sie aus Anlass der Betriebsveranstaltung gewährt werden
Übernachtungskosten, sofern sie im Zusammenhang mit der Betriebsveranstaltung anfallen
Kosten für organisierte Sammeltransporte der Teilnehmer, beispielsweise eine gemeinsame Busfahrt

Individuelle Fahrtkosten der Mitarbeiter zählen dagegen nicht automatisch zu den Aufwendungen der Betriebsveranstaltung.

Maßgeblich sind grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Eigene Personalkosten für die Organisation der Weihnachtsfeier bleiben unberücksichtigt.

Warum zählt bei der Weihnachtsfeier die tatsächliche Teilnehmerzahl?
Für die Berechnung der Kosten pro Mitarbeiter ist nicht die Zahl der eingeladenen oder angemeldeten Personen entscheidend. Stattdessen werden die Gesamtkosten durch die tatsächliche Zahl der Teilnehmer geteilt.

Das bedeutet: Sagen angemeldete Mitarbeiter kurzfristig ab oder erscheinen trotz Anmeldung nicht, können die Kosten pro anwesender Person steigen.

Nimmt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit, werden deren Kosten ebenfalls zunächst bei der Berechnung der Gesamtkosten pro Teilnehmer berücksichtigt. Der auf die Begleitperson entfallende Kostenanteil wird anschließend dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Begleitpersonen erhalten keinen eigenen Freibetrag von 110 Euro.

Weihnachtsfeier über 110 Euro: Wie können Unternehmen die Kosten versteuern?
Überschreiten die Kosten pro Mitarbeiter den steuerlichen Freibetrag, muss lediglich der übersteigende Betrag versteuert werden. Arbeitgeber können dafür zwischen zwei Möglichkeiten wählen:

Individuelle Besteuerung: Der übersteigende Betrag wird als Arbeitslohn behandelt und mit dem individuellen Lohnsteuersatz des Mitarbeiters versteuert.

Pauschalversteuerung: Alternativ kann der Arbeitgeber den steuerpflichtigen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern. Hinzu kommen gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Bei ordnungsgemäßer Pauschalversteuerung bleibt der Betrag grundsätzlich sozialversicherungsfrei.

Umsatzsteuer bei der Weihnachtsfeier: Wann ist Vorsteuerabzug möglich?
Neben der Lohnsteuer müssen Unternehmen auch die Umsatzsteuer berücksichtigen. Hier gelten eigene Regeln, die von der lohnsteuerlichen Behandlung zu unterscheiden sind.

Bei der Umsatzsteuer gelten die 110 Euro als Freigrenze. Wird dieser Betrag pro Teilnehmer überschritten, ist ein Vorsteuerabzug bei einer gewöhnlichen Weihnachtsfeier grundsätzlich ausgeschlossen, wenn die Veranstaltung ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dient.

Eine Ausnahme kann bestehen, wenn besondere betriebliche Umstände die Veranstaltung veranlassen und sie überwiegend im unternehmerischen Interesse liegt. Die umsatzsteuerliche Beurteilung muss deshalb unabhängig von der lohnsteuerlichen Behandlung erfolgen.

Weihnachtsfeier steuerlich richtig planen
Damit die Weihnachtsfeier steuerlich korrekt behandelt werden kann, sollten Unternehmen die Ausgaben sorgfältig dokumentieren. Dazu gehören sämtliche Rechnungen und Belege sowie eine Teilnehmerliste, aus der die tatsächliche Anwesenheit und gegebenenfalls mitgebrachte Begleitpersonen hervorgehen.

Wer den 110-Euro-Freibetrag einhält und die Kosten pro Teilnehmer richtig berechnet, kann die Feier steuerlich begünstigt gestalten. Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Finden mehr als zwei Veranstaltungen statt, kann der Arbeitgeber auswählen, für welche beiden er die steuerliche Begünstigung in Anspruch nehmen möchte.

Wer die lohnsteuerlichen und umsatzsteuerlichen Vorgaben kennt, kann die Weihnachtsfeier entspannt planen und steuerliche Überraschungen vermeiden.

Bei weiteren Fragen hierzu oder zu anderen Themen: Einfach melden, wir helfen jederzeit sehr gerne weiter.

Die gesetzlichen Beträge und steuerlichen Regelungen können sich ändern. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.