Urlaubsgeld: Wann ein Anspruch besteht und wie es versteuert wird.
Für viele Beschäftigte ist der Jahresurlaub die Gelegenheit, Abstand vom Arbeitsalltag zu gewinnen und neue Kraft zu schöpfen. Damit der Erholungsurlaub finanziell unterstützt wird, zahlen zahlreiche Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt ein Urlaubsgeld. Doch nicht jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet. Wann ein Anspruch entsteht, welche Unterschiede zum Urlaubsentgelt bestehen und wie Urlaubsgeld steuerlich behandelt wird, erfahren Sie hier.
Was ist eigentlich Urlaubsgeld?
Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Sonderzahlung, die Arbeitgeber häufig im Zusammenhang mit der Urlaubszeit leisten. Sie wird ergänzend zum regulären Arbeitsentgelt gezahlt und soll Beschäftigte finanziell bei ihrem Erholungsurlaub unterstützen.
Grundsätzlich handelt es sich dabei um eine freiwillige Leistung. Ein gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsgeld existiert nicht. Arbeitgeber entscheiden daher selbst, ob Urlaubsgeld gezahlt wird und ob eine solche Leistung überhaupt vorgesehen ist. Werden entsprechende Vereinbarungen getroffen, sollten diese schriftlich dokumentiert werden.
Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann sich jedoch aus einer vertraglichen oder rechtlichen Grundlage ergeben. Dazu gehören insbesondere der Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder eine betriebliche Übung.
Wie hoch ist Urlaubsgeld?
Für die Höhe des Urlaubsgeldes gibt es keine gesetzliche Vorgabe. Wie viel gezahlt wird, richtet sich ausschließlich nach den jeweiligen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
In der Praxis unterscheiden sich die Beträge erheblich. Manche Arbeitgeber zahlen einen festen Geldbetrag, andere orientieren sich an einem bestimmten Prozentsatz des Monatsgehalts oder gewähren das Urlaubsgeld in Höhe eines halben oder sogar eines ganzen Monatsgehalts. Auch gestaffelte Regelungen nach Betriebszugehörigkeit oder Tarifgruppe sind möglich.
Da kein gesetzlicher Anspruch auf eine bestimmte Höhe besteht, können Umfang und Ausgestaltung je nach Branche, Unternehmen und individueller Vereinbarung stark variieren.
Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt sind nicht dasselbe
Häufig werden Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt miteinander verwechselt, obwohl es sich um zwei unterschiedliche Leistungen handelt.
Das Urlaubsentgelt bezeichnet die gesetzlich vorgeschriebene Fortzahlung des Arbeitslohns oder Gehalts während des Erholungsurlaubs. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Vergütung zu leisten. Die Berechnung richtet sich nach § 11 Bundesurlaubsgesetz.
Das Urlaubsgeld hingegen ist eine zusätzliche Sonderzahlung und ersetzt das Urlaubsentgelt nicht.
Wann besteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld?
Fehlt eine entsprechende Regelung oder sonstige Anspruchsgrundlage, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Urlaubsgeld. Dennoch kann sich eine Zahlungspflicht aus anderen Rechtsgrundlagen ergeben.
Ein Anspruch kann insbesondere entstehen durch:
- einen Tarifvertrag,
- eine Betriebsvereinbarung,
- den Arbeitsvertrag,
- eine ausdrückliche Zusage des Arbeitgebers,
- den Gleichbehandlungsgrundsatz,
- eine betriebliche Übung.
Liegt einer dieser Fälle vor, ist das Unternehmen verpflichtet, Urlaubsgeld zu zahlen.
Tarifvertrag und öffentlicher Dienst
Ist ein Unternehmen tarifgebunden oder wurde der für Branche und Bundesland geltende Tarifvertrag für allgemeinverbindlich erklärt, kann die Zahlung von Urlaubsgeld verpflichtend vorgeschrieben sein.
Im öffentlichen Dienst hängt die Zahlung von Urlaubsgeld von den jeweils geltenden tariflichen und besoldungsrechtlichen Regelungen ab. Ob eine Zahlung erfolgt, richtet sich insbesondere nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) beziehungsweise den einschlägigen Besoldungsvorschriften. Ein eigenständiger gesetzlicher Anspruch auf Urlaubsgeld besteht auch hier nicht. Maßgeblich sind die konkret anwendbaren Regelungen.
Betriebliche Übung kann einen Anspruch begründen
Selbst wenn weder Arbeitsvertrag noch Tarifvertrag Urlaubsgeld vorsehen, kann für Arbeitgeber eine Verpflichtung entstehen. Das ist dann der Fall, wenn Sonderzahlungen regelmäßig und ohne ausdrücklichen Freiwilligkeitsvorbehalt geleistet werden.
Wird Urlaubsgeld über einen längeren Zeitraum hinweg in gleichförmiger Weise gezahlt, kann daraus eine sogenannte betriebliche Übung entstehen. Beschäftigte dürfen dann berechtigterweise davon ausgehen, die Leistung auch künftig zu erhalten.
Ist eine betriebliche Übung einmal entstanden, lässt sie sich nur schwer wieder aufheben. Deshalb sollten freiwillige Sonderzahlungen stets mit einem schriftlichen Freiwilligkeitsvorbehalt verbunden werden.
Freiwillige Zusage richtig gestalten
Mit einem wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt behalten Arbeitgeber die Möglichkeit, jedes Jahr neu zu entscheiden, ob Urlaubsgeld gezahlt wird.
Gerade bei schwankender Auftragslage oder unterschiedlichen wirtschaftlichen Ergebnissen schafft diese Regelung die notwendige Flexibilität. Empfehlenswert ist ein Schreiben an alle Mitarbeitenden, in dem ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass die Zahlung freiwillig erfolgt und daraus kein zukünftiger Anspruch entsteht. Nur so kann die Entstehung einer betrieblichen Übung wirksam verhindert werden.
Ein Freiwilligkeitsvorbehalt sollte klar und eindeutig formuliert sein. Unklare Klauseln können unwirksam sein. Eine mögliche Formulierung kann beispielsweise lauten, dass die Sonderzahlung „freiwillig und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“ erfolgt und „keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründet“. Solche klaren Formulierungen helfen, spätere Streitigkeiten zu vermeiden.
Rückzahlungsklauseln beim Urlaubsgeld
In manchen Arbeitsverträgen ist geregelt, dass gezahltes Urlaubsgeld ganz oder teilweise zurückgezahlt werden muss, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach der Auszahlung endet. Solche Rückzahlungsklauseln sind grundsätzlich zulässig, müssen jedoch wirksam vereinbart sein und dürfen Beschäftigte nicht unangemessen benachteiligen.
Ob eine Rückzahlung tatsächlich verlangt werden kann, hängt insbesondere von der konkreten Formulierung der Klausel, der Höhe des Urlaubsgeldes sowie der vereinbarten Bindungsdauer an das Arbeitsverhältnis ab. Pauschale oder unangemessen lange Bindungsfristen können unwirksam sein. Daher ist stets eine Prüfung des jeweiligen Einzelfalls erforderlich.
Wie wird Urlaubsgeld versteuert?
Urlaubsgeld gehört vollständig zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Erfolgt die Auszahlung einmalig, wird sie als sonstiger Bezug versteuert. Eine Steuerbefreiung ist grundsätzlich nicht vorgesehen.
Auch in der Sozialversicherung ist Urlaubsgeld in der Regel beitragspflichtig. Wird es als einmalige Sonderzahlung geleistet, gilt es als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt und wird dem Monat zugeordnet, in dem die Auszahlung erfolgt.
Wird Urlaubsgeld dagegen regelmäßig und vertraglich als Zuschlag zum laufenden Arbeitsentgelt vereinbart, erfolgt die Besteuerung als laufender Arbeitslohn. Sozialversicherungsrechtlich kommt es auf die konkrete Ausgestaltung der Zahlung an. Hier sollte im Zweifel die Einstufung mit dem Lohnbüro oder Steuerberater geprüft werden.
Warum fällt häufig mehr Lohnsteuer an?
Wird Urlaubsgeld als einmalige Sonderzahlung ausgezahlt, handelt es sich steuerlich in der Regel um einen sonstigen Bezug. Für dessen Besteuerung gelten besondere Berechnungsvorschriften. Dabei wird die Lohnsteuer nach der sogenannten Jahreslohnsteuer-Methode ermittelt. Dadurch fällt die einbehaltene Lohnsteuer häufig höher aus als bei einer vergleichbaren Auszahlung als laufender Arbeitslohn.
Das bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass insgesamt mehr Einkommensteuer zu zahlen ist. Im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung kann sich die zunächst einbehaltene Lohnsteuer je nach den persönlichen Verhältnissen ganz oder teilweise wieder ausgleichen.
Wird das Urlaubsgeld dagegen regelmäßig als Bestandteil des laufenden Arbeitslohns gezahlt, erfolgt auch die Besteuerung als laufender Arbeitslohn.
Erholungsbeihilfe als steuerliche Alternative
Eine mögliche Alternative zum klassischen Urlaubsgeld ist die Erholungsbeihilfe. Arbeitgeber können diese einmal jährlich gewähren.
Die steuerlich begünstigten Höchstbeträge liegen bei:
- 156 Euro für den Arbeitnehmer,
- 104 Euro für den Ehepartner,
- 52 Euro je Kind.
Die Erholungsbeihilfe wird vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert. Werden die genannten Höchstbeträge eingehalten und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, bleibt sie für Arbeitnehmer sozialversicherungsfrei und kann dadurch eine attraktive Alternative zum klassischen Urlaubsgeld darstellen.
Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung ist, dass die Zahlung in einem zeitlichen Zusammenhang mit dem Erholungsurlaub erfolgt und der Erholung dient. In der Praxis genügt es regelmäßig, wenn die Erholungsbeihilfe innerhalb von drei Monaten vor oder nach dem Urlaub gewährt wird. Belege über konkrete Reisekosten sind grundsätzlich nicht erforderlich. Eine nachvollziehbare Dokumentation des Erholungszwecks ist jedoch empfehlenswert.
Das Urlaubsgeld ist eine freiwillige Sonderleistung, auf die grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch besteht. Verpflichtend wird die Zahlung jedoch, wenn sie auf einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag, einer Arbeitgeberzusage, dem Gleichbehandlungsgrundsatz oder einer betrieblichen Übung beruht.
Für Arbeitgeber ist es deshalb wichtig, freiwillige Zahlungen eindeutig zu dokumentieren und mit einem wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt zu versehen. Gleichzeitig sollten die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Folgen der Auszahlung berücksichtigt und gegebenenfalls die Alternative einer Erholungsbeihilfe geprüft werden.
Bei Fragen zum Urlaubsgeld oder anderen Themen: Einfach melden, wir helfen jederzeit sehr gerne weiter.
Die gesetzlichen Beträge und steuerlichen Regelungen können sich ändern. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.