So bleibt die Weihnachtsfeier steuerfrei.

Eine Weihnachtsfeier ist für viele Betriebe der emotionale Jahresabschluss. Sie stärkt das Team, drückt Wertschätzung aus und kann bei richtiger Planung komplett steuerfrei bleiben. Damit das Finanzamt nicht plötzlich mitfeiert, sollten Unternehmen jedoch die wichtigsten steuerlichen Vorgaben kennen. Denn wird der 110-Euro-Freibetrag überschritten, wird aus der festlichen Veranstaltung schnell ein steuerpflichtiges Event.

Nachfolgend führen wir auf,  wie Sie die Kosten der Weihnachtsfeier richtig berechnen, worauf das Finanzamt achtet und wie ihre Betriebsfeier ohne steuerliche Überraschungen gelingt.

Warum der 110-Euro-Freibetrag so wichtig ist
Für Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern gilt ein klarer steuerlicher Rahmen. Solange die Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter brutto unter 110 Euro bleiben, bleibt die Feier steuerfrei. Voraussetzung dafür ist, dass alle Mitarbeiter eingeladen werden, unabhängig davon, ob sie tatsächlich teilnehmen. Werden die 110 Euro überschritten, zählt der übersteigende Betrag als Arbeitslohn und ist zu versteuern. Zu beachten ist außerdem, dass die 110 Euro bereits die Umsatzsteuer einschließen.

Ermittlung der Gesamtkosten der Weihnachtsfeier
Zunächst werden die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier zusammengetragen. Dazu gehören alle Ausgaben, die im Rahmen der Veranstaltung anfallen, etwa für Speisen und Getränke, für Musik, Künstler oder andere Formen der Unterhaltung, für die Anmietung der Location sowie für Organisation, Fotograf oder Dekoration. Auch Transport- und Fahrtkosten der Teilnehmer zählen dazu. Interne Personalkosten bleiben außen vor, sofern die Feier von eigenen Mitarbeitern organisiert wird.

Berechnung der Kosten pro Teilnehmer
Anschließend werden die Gesamtkosten auf die tatsächlich anwesenden Teilnehmer verteilt. Maßgeblich ist nicht die Zahl der eingeladenen Mitarbeiter, sondern die Zahl derjenigen, die tatsächlich erscheinen. Dies hat der Bundesfinanzhof eindeutig festgelegt. Nimmt ein Mitarbeiter eine Begleitperson mit, werden deren Kosten dem Mitarbeiter zugerechnet, was den 110-Euro-Freibetrag schnell überschreiten kann.

Vorgehen bei Überschreitung des 110-Euro-Freibetrags 
Übersteigen die pro-Kopf-Kosten die steuerliche Freigrenze, können Unternehmen zwischen zwei steuerlichen Vorgehensweisen wählen. Entweder erfolgt die reguläre Versteuerung zum individuellen Lohnsteuersatz oder eine Pauschalversteuerung von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalversteuerung bietet den Vorteil, sozialversicherungsfrei zu bleiben und nur auf die Mitarbeiter angewendet zu werden, bei denen der Freibetrag tatsächlich überschritten wurde.

Umsatzsteuer bei der Weihnachtsfeier 
Für die Umsatzsteuer gilt, dass der Vorsteuerabzug möglich ist, solange die Weihnachtsfeier eindeutig betrieblichen Charakter hat und die Kosten pro Mitarbeiter unter 110 Euro bleiben. Sobald die Gesamtkosten pro anwesender Person diese Grenze überschreiten, entfällt der Vorsteuerabzug vollständig, und zwar unabhängig davon, wie die Lohnsteuer behandelt wird. Entscheidend ist außerdem, dass nur die tatsächlich anwesenden Mitarbeiter berücksichtigt werden. Angemeldete, aber nicht erschienene Personen („No-Shows“) dürfen bei der Berechnung nicht einbezogen werden. 

Unser WDS-Tipp: Teilbnehmerliste führen
Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Unternehmen eine Teilnehmerliste führen und die Anwesenheit dokumentieren. Das gilt besonders dann, wenn Mitarbeiter Begleitpersonen oder Kunden mitbringen.

Steuerfreie Weihnachtsfeier? Mit guter Planung kein Rocket Science! 
Eine steuerfreie Weihnachtsfeier lässt sich ohne Weiteres umsetzen, wenn Unternehmen frühzeitig planen, die Ausgaben kontrollieren und den 110-Euro-Freibetrag im Blick behalten. Auf diese Weise bleibt der feierlicher Jahresabschluss entspannt und vor allem rechtssicher.
Aktuell erlaubt der Gesetzgeber übrigens bis zu zwei steuerfreie Betriebsveranstaltungen pro Jahr, was zusätzlichen Gestaltungsspielraum schafft.

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