E-Rechnung: Handwerksbetriebe sehen weiterhin Herausforderungen.

Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) zeigt, dass die Einführung der E-Rechnung im Handwerk noch nicht reibungslos verläuft. An der Erhebung, die im Januar und Februar 2026 durchgeführt wurde, beteiligten sich 1.926 Handwerksbetriebe aus 52 Handwerkskammern. Im Fokus standen der Empfang, die Ausstellung und die Archivierung von E-Rechnungen.

E-Rechnung im Handwerk: Pflicht besteht, Praxis hinkt hinterher
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen folgt stufenweise ab 2027 beziehungsweise 2028. Die Umfrage zeigt jedoch, dass viele Betriebe noch mit der praktischen Umsetzung kämpfen.

Während bereits etwa ein Drittel der befragten Unternehmen E-Rechnungen versendet, plant rund die Hälfte der Betriebe ohne bisherige E-Rechnungsstellung die Einführung erst für die zweite Jahreshälfte 2027.

Technische Probleme sorgen für Mehraufwand
Nach Angaben des ZDH treten beim Empfang und bei der Verarbeitung von E-Rechnungen weiterhin zahlreiche Schwierigkeiten auf. Viele eingehende Rechnungen lassen sich nicht fehlerfrei validieren oder enthalten uneinheitlich ausgefüllte Datenfelder, wodurch eine automatische Zuordnung und Weiterverarbeitung erschwert wird. Bei sogenannten hybriden Rechnungen kommt es zudem häufig zu Abweichungen zwischen den strukturierten Rechnungsdaten und der beigefügten PDF-Datei.

Die Folge sind zusätzliche Abstimmungen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger sowie ein spürbar höherer Verwaltungsaufwand. Viele Betriebe sehen sich deshalb gezwungen, digitale und klassische Rechnungsprozesse parallel zu betreiben.

Doppelte Prozesse bremsen die Digitalisierung
Im Jahr 2025 erhielten die teilnehmenden Betriebe durchschnittlich rund 1.200 Eingangsrechnungen. Allerdings lag nur etwa jede zweite Rechnung bereits als E-Rechnung vor. Gleichzeitig stellt bislang nur ein vergleichsweise kleiner Teil der Unternehmen selbst E-Rechnungen aus.

Dadurch entstehen in vielen Betrieben parallele Arbeitsabläufe für elektronische und herkömmliche Rechnungsformate. Nach Einschätzung des ZDH verstärken diese Doppelstrukturen den zusätzlichen Aufwand erheblich. Rund die Hälfte der Befragten bewertet sowohl den Empfang als auch die Verarbeitung von E-Rechnungen derzeit als aufwendiger als die Bearbeitung klassischer PDF-Rechnungen.

Kosten und fehlende Automatisierung
Neben den technischen Herausforderungen belasten auch die Kosten die Betriebe. Die Einführung der E-Rechnung verursacht laut Umfrage durchschnittliche Einmalkosten von knapp 3.000 Euro. Hinzu kommen laufende Ausgaben für Software, Systemanpassungen und externe IT-Unterstützung.

Zudem erfolgt die Verarbeitung von E-Rechnungen in vielen Unternehmen noch überwiegend manuell. Vollständig automatisierte Abläufe, die eigentlich zu den wichtigsten Vorteilen der E-Rechnung zählen, sind bislang eher die Ausnahme.

Archivierung häufig noch nicht GoBD-konform
Ein weiterer Handlungsbedarf zeigt sich bei der Archivierung. Nur etwa ein Drittel der befragten Betriebe nutzt derzeit ein Archivierungssystem, das den Anforderungen der GoBD entspricht. Damit besteht in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf, um die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Rechnungen vollständig zu erfüllen.

ZDH fordert verbindliche Standards
Der Handwerksverband sieht die Finanzverwaltung in der Pflicht, die Rahmenbedingungen für die E-Rechnung zu verbessern. Gefordert werden insbesondere:

  • Verbindliche Vorgaben zur einheitlichen Befüllung von Rechnungsfeldern.

  • Ein rechtssicheres staatliches Validierungstool.

  • Klare Regelungen zur Sicherstellung des Vorsteuerabzugs auch nach Ablauf der Übergangsfristen.

  • Gezielte Unterstützungsangebote für kleine und mittlere Betriebe.

Nach Auffassung des ZDH kann die E-Rechnung ihr Potenzial nur dann entfalten, wenn technische Standards vereinheitlicht und die Betriebe bei der Umsetzung stärker unterstützt werden. 

Die Umfrage zeigt, dass die E-Rechnung im Handwerk grundsätzlich als wichtiger Schritt der Digitalisierung angesehen wird. In der täglichen Praxis überwiegen derzeit jedoch zusätzlicher Aufwand, technische Hürden und Kosten. Damit die verpflichtende Einführung ab 2027 und 2028 erfolgreich umgesetzt werden kann, sind aus Sicht des ZDH praxistaugliche, rechtssichere und einheitliche Lösungen erforderlich. Nur so können die erwarteten Effizienzgewinne langfristig tatsächlich bei den Betrieben ankommen.

Hier gehts zur ZDH-Umfrage

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