E-Rechnung: Fristen, Übergangsregeln und Pflichten ab 2027.

Ab 2027 gelten für viele Unternehmen in Deutschland strengere Vorgaben zur Ausstellung von E-Rechnungen. Während seit 2025 bereits alle Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Inland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können müssen, endet die Übergangsphase für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro zum Jahresende 2026. Ab 2028 wird die Ausstellung von E-Rechnungen grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.

Für Unternehmen und ihre Finanzbuchhaltung bedeutet die Umstellung mehr als einen Wechsel des Dateiformats. An die Stelle klassischer Papierrechnungen und einfacher PDF-Dateien treten strukturierte elektronische Rechnungsdaten, die sich automatisiert in Buchhaltungssystemen verarbeiten lassen. Welche Anforderungen zu welchem Zeitpunkt gelten, hängt insbesondere vom Umsatz des Vorjahres, den Übergangsfristen und den gesetzlichen Ausnahmen ab.

E-Rechnungspflicht: Welche Fristen gelten?
Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise eingeführt. Für Unternehmen sind vor allem die folgenden Termine relevant.

Seit dem 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen
Alle Unternehmen mit Sitz oder Betriebsstätte im Inland müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung seitdem der gesetzliche Standard. Wann Unternehmen E-Rechnungen ausstellen müssen, richtet sich jedoch nach gestaffelten Übergangsfristen; bis dahin sind unter den jeweiligen Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen und sonstige Rechnungsformate zulässig.

Bis zum 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und PDF-Rechnungen weiterhin möglich
Während der ersten Übergangsphase dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige Rechnungsformate wie einfache PDF-Dateien verwenden. Voraussetzung für andere elektronische Rechnungsformate ist grundsätzlich die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Papierrechnungen dürfen auch ohne diese Zustimmung während der jeweiligen Übergangsfrist ausgestellt werden.

Ab dem 1. Januar 2027: Neue Vorgaben für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betrug, müssen grundsätzlich E-Rechnungen für ihre inländischen B2B-Umsätze ausstellen. Für diese erste Stufe ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026 entscheidend.

Eine Ausnahme gilt für bestimmte EDI-Verfahren, die auch 2027 unter den gesetzlichen Voraussetzungen und mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin genutzt werden dürfen.

Bis zum 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr dürfen bis Ende 2027 weiterhin andere Rechnungsformate verwenden. Für Papierrechnungen ist keine Zustimmung erforderlich. Bei anderen elektronischen Rechnungsformaten, beispielsweise einfachen PDF-Rechnungen, muss der Rechnungsempfänger grundsätzlich zustimmen.

Ab dem 1. Januar 2028: E-Rechnung als Standard im inländischen B2B-Geschäft
Ab diesem Zeitpunkt endet die allgemeine Übergangsphase für die Ausstellung. Unternehmen müssen ihre inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich mit E-Rechnungen abrechnen. Gesetzlich vorgesehene Ausnahmen bleiben bestehen.

Was ist eine E-Rechnung? Definition und gesetzliche Anforderungen
Nicht jede digital versendete Rechnung gilt rechtlich als E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 muss eine E-Rechnung bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

• Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen.
• Das Format muss den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder die gesetzlichen Anforderungen auf andere zulässige Weise erfüllen.
• Die enthaltenen Daten müssen elektronisch verarbeitet werden können.

Durch die strukturierte Datenübermittlung können geeignete Buchhaltungsprogramme die Rechnungsangaben auslesen und weiterverarbeiten. Eine zusätzliche lesbare Darstellung für Mitarbeitende oder Geschäftspartner ist weiterhin möglich. Rechtlich maßgeblich ist jedoch der strukturierte Datensatz.

E-Rechnung vs. PDF-Rechnung: Wo liegt der Unterschied?
Viele Unternehmen setzen eine PDF-Rechnung immer noch mit einer E-Rechnung gleich. Tatsächlich erfüllt eine einfache PDF-Datei weiterhin nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Der entscheidende Unterschied liegt im Format und in der Verarbeitung der Rechnungsdaten. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Informationen, die automatisiert ausgelesen und in Buchhaltungssysteme übernommen werden können. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne solche strukturierten Daten dient dagegen in erster Linie der visuellen Darstellung. Die enthaltenen Angaben lassen sich nicht unmittelbar als strukturierte Rechnungsdaten automatisiert übernehmen.

PDF-Rechnungen zählen deshalb zu den sogenannten sonstigen Rechnungen. Während der Übergangsfristen dürfen sie unter den geltenden Voraussetzungen weiterhin verwendet werden. Ab 2028 sind sie für reguläre inländische B2B-Umsätze grundsätzlich nicht mehr ausreichend, sofern keine Ausnahme greift.

E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI
Für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht kommen verschiedene elektronische Rechnungsformate infrage. Entscheidend ist, dass das gewählte Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

XRechnung
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet ist. Die Rechnungsinformationen liegen strukturiert vor und können maschinell verarbeitet werden.

ZUGFeRD ab Version 2.0.1
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Es verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten. Dadurch können Menschen die Rechnung einsehen, während geeignete Software die strukturierten Daten automatisiert verarbeitet.

EDI-Formate
Auch bestimmte Formate des elektronischen Datenaustauschs, kurz EDI, können für die Rechnungsstellung genutzt werden. Voraussetzung ist, dass das jeweilige Verfahren die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt; solche konformen EDI-Verfahren sind auch ab 2028 zulässig.

Für EDI-Verfahren, die diese Anforderungen nicht erfüllen, gilt eine besondere Übergangsregelung: Sie dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden. Diese Möglichkeit gilt unabhängig davon, ob der Rechnungsaussteller mehr oder höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr erzielt hat. Ab dem 1. Januar 2028 sind nicht konforme EDI-Verfahren für reguläre inländische B2B-Umsätze grundsätzlich nicht mehr zulässig.

E-Rechnung ab 2027: Wie wird die Umsatzgrenze berechnet?
Ob ein Unternehmen bereits ab 2027 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, richtet sich nach dem Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG. Die Übergangsregelungen sind in § 27 Abs. 38 UStG geregelt.

Für die erste Stufe der Ausstellungspflicht ist somit das Kalenderjahr 2026 entscheidend. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des jeweiligen Rechnungsausstellers. Bei Unternehmensgruppen kommt es darauf an, welcher Rechtsträger die Rechnung ausstellt und welcher Gesamtumsatz diesem zuzurechnen ist.

Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind gemäß § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen allerdings empfangen können. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, endet die Ausnahme nach § 34a UStDV; für danach erbrachte inländische B2B-Umsätze kann dann die E-Rechnungspflicht greifen.

E-Rechnung: Welche Ausnahmen gelten?
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für alle Rechnungen. Zu den wichtigsten Ausnahmen gehören:

• Leistungen an Privatpersonen und andere Nichtunternehmer: Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze. Sie besteht daher nicht bei Leistungen an Privatpersonen oder an juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln, etwa bestimmte Vereine. 
• Bestimmte steuerfreie Leistungen: Dazu zählen unter anderem bestimmte medizinische, finanzielle und Vermietungsleistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro dürfen als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Fahrausweise: Für sie gelten besondere Regelungen nach § 34 UStDV.
• Kleinunternehmer: Rechnungen von Kleinunternehmern sind nach § 34a UStDV von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bleibt bestehen.

In den genannten Fällen können unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen ausgestellt werden.

E-Rechnung im Unternehmen einführen: Was ist zu beachten?
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur den Rechnungsversand. Falls nicht schon geschehen, sollten Unternehmen auch prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware strukturierte Rechnungsdaten empfangen, auslesen und weiterverarbeiten kann.

Der konkrete Anpassungsbedarf hängt von der vorhandenen Systemlandschaft und den bestehenden Abläufen ab. Zu den wichtigen Schritten gehören die Prüfung der technischen Voraussetzungen, die Auswahl eines geeigneten Rechnungsformats und die Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen.

Wer sich frühzeitig mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, kann die Umstellung besser planen und notwendige Anpassungen rechtzeitig vornehmen. Spätestens ab 2028 wird die strukturierte elektronische Rechnungsstellung zum verbindlichen Standard für inländische B2B-Umsätze, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Bei Fragen zur E-Rechnung oder zu anderen Themen: Einfach melden, wir helfen jederzeit sehr gerne weiter.

Die gesetzlichen Beträge und steuerlichen Regelungen können sich ändern. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.