Die E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Doch was genau bedeutet das nun für Ihr Unternehmen und welche Schritte müssen Sie wann veranlassen? Dieser Artikel liefert Ihnen einen Überblick über die Anforderungen und gibt Ihnen praktische Tipps zur Einführung der E-Rechnung:

Eine E-Rechnung ist mehr als eine einfache PDF-Datei. Sie liegt in einem strukturierten Format vor, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Formate wie ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung entsprechen dem Standard und sind damit zulässig, während einfache PDF-Rechnungen den Anforderungen nicht genügen.

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise:

• Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen.
  Hierbei reicht es aus, wenn Sie über eine Emailadresse zum Empfang von E-Rechnungen verfügen.
  
  Wichtig: Während E-Rechnungsformate wie ZUGfeRD über ein Sichtformat verfügen (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei), bestehen XRechnungen ausschließlich aus einer XML-Datei. Um diese "lesbar" zu machen, sollten Sie also auf jeden Fall über eine entsprechende Softwarelösung verfügen.
  
  
• Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen auch weiterhin Rechnungen in Papierform oder elektronisch als PDF, JPG, etc. (mit Zustimmung des Empfängers) schreiben.
  
  
• Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung bis zum 31.12.2027.
  
  
• Ab dem 01.01.2028 sind E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend, unabhängig von ihrem Umsatz.

Die Pflicht zur E-Rechnung zielt darauf ab, Prozesse zu digitalisieren und Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen. Zudem können durch die digitale Verarbeitung Zeit und Kosten gespart werden. Unternehmen profitieren von einer schnelleren Bearbeitung und niedrigeren Kosten durch den Wegfall von Papier, Druck und Versand.

Als Rechnungsempfänger müssen Sie darauf achten, dass Ihnen nach Ablauf der Übergangsregelungen, also nach dem 31.12.2026 (bei Geschäftspartnern mit Umsatz > 800.000€) bzw. nach dem 31.12.2027 (bei Geschäftspartnern mit Umsatz < 800.000€), Rechnungen nur als E-Rechnungen übermittelt werden.

Wichtig: In Fällen, in denen Ihnen als Leistungsempfänger auch nach Ablauf der Übergangsregelungen keine E-Rechnung vorliegt, entfällt mangels ordnungsgemäßer Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug.

Unsere Empfehlung für Ihren Rechnungsausgang

Viele Unternehmen erstellen Ihre Rechnungen noch mit Word oder Excel. Dies entspricht nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und führt in der Praxis häufig zu doppelt vergebenen Rechnungsnummern, Rechnungslücken oder anderen Unstimmigkeiten im Rechnungsschreibungsprozess.

Sollten Sie nicht bereits ein professionelles Rechnungsschreibungstool nutzen, nehmen Sie die gesetzlichen Umstellungen zum Anlass und stellen Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess auf zeitgemäße Lösungen, wie beispielsweise lexoffice, sevDesk, freeBill oder freeFiBU um. Hier haben Sie die Möglichkeit bereits jetzt E-Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format zu erstellen und direkt an Ihre Kunden zu versenden. Somit greifen Sie den gesetzlichen Anforderungen der kommenden Jahre vor und müssen in Zukunft keine weiteren Anpassungen Ihrer Prozesse veranlassen.

Zu beachten ist, dass nach den gesetzlichen Grundlagen nur für unternehmerische Kunden E-Rechnungen erstellt werden müssen. Sollten Sie als Unternehmer nur steuerfreie Umsätze ausführen oder nur private Endverbraucher als Kunden haben, können Sie wie bisher mit sonstigen Rechnungen weiterarbeiten. Dies entbindet aber nicht von der Verpflichtung zur Nutzung eines professionellen Rechnungsschreibungsprogramms.

Auch wenn Sie die ab dem 01.01.2025 geltende Annahmepflicht von E-Rechnungen bereits durch die Angabe einer E-Mail-Adresse erfüllen, sollte die bevorstehende Rechtsänderung vor allem für all diejenigen, die ihre Rechnungen aktuell noch mit Word oder Excel schreiben, zum Anlass genommen werden, die eigene Rechnungsstellung auf ein zeitgemäßes und zukunftsfähiges System umzustellen.

Wenn Sie noch Fragen zum Thema E-Rechnungen haben oder Empfehlungen für ein zu Ihnen passendes Rechnungstool wünschen, kommen Sie gerne jeder Zeit auf uns zu.