Bewirtungsbelege: Diese Fehler gilt es besser zu vermeiden.

Bewirtungskosten gehören in vielen Unternehmen zum Geschäftsalltag – sei es beim Mittagessen mit Kunden, Geschäftspartnern oder potenziellen Auftraggebern. Damit Bewirtungsbelege steuerlich anerkannt werden und der Betriebsausgabenabzug sowie der Vorsteuerabzug nicht gefährdet sind, müssen jedoch zahlreiche gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

In der Praxis scheitert die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten häufig nicht an der Bewirtung selbst, sondern an unvollständigen Angaben oder formalen Fehlern auf dem Bewirtungsbeleg. Welche Fehler besonders häufig vorkommen und wie Sie diese vermeiden, erfahren Sie jetzt.

Der Anlass der Bewirtung ist nicht ausreichend konkret
Eine der häufigsten Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung betrifft den Anlass der Bewirtung. Allgemeine Angaben wie „Geschäftsessen“, „Besprechung“ oder „Meeting“ reichen regelmäßig nicht aus.

Der betriebliche Anlass sollte so konkret beschrieben werden, dass ein außenstehender Dritter den geschäftlichen Hintergrund eindeutig nachvollziehen kann.

Geeignete Formulierungen sind beispielsweise:

• Projektbesprechung zur Angebotserstellung

• Vertragsverhandlung mit Kunde Müller GmbH

• Jahresgespräch mit Lieferant XY

Je genauer der Anlass dokumentiert wird, desto geringer ist das Risiko von Rückfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Die Teilnehmer sind nicht vollständig dokumentiert
Auf einem Bewirtungsbeleg sollten sämtliche Teilnehmer aufgeführt werden. Dazu gehören sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Geschäftspartner. Bei externen Teilnehmern empfiehlt sich zusätzlich die Angabe des jeweiligen Unternehmens.

Bei größeren Veranstaltungen kann eine Sammelbezeichnung ausreichend sein, sofern die Teilnehmer an anderer Stelle nachvollziehbar dokumentiert sind.

Wichtig: Diese Angaben müssen nicht zwingend auf der Restaurantrechnung selbst stehen. Sie können auch handschriftlich ergänzt oder digital dokumentiert werden.

Der Bewirtungsbeleg oder die Rechnung ist unvollständig
Ein steuerlich anerkannter Bewirtungsbeleg setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus.

Dazu gehören insbesondere:

• Name und Anschrift des Restaurants

• Rechnungsdatum

• Leistungsdatum (falls abweichend)

• Auflistung der Speisen und Getränke

• ausgewiesene Umsatzsteuer

Bei Rechnungen über 250 € müssen zusätzlich sämtliche Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten sein, insbesondere auch der Leistungsempfänger. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten vereinfachte Anforderungen.

Wichtig: Für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung zwingend erforderlich. Ein Eigenbeleg ersetzt diese nicht.

Trinkgeld wird nicht richtig dokumentiert
Auch Trinkgelder können steuerlich relevant sein. Wird das Trinkgeld bar gezahlt, sollte der Betrag auf dem Beleg vermerkt und möglichst quittiert werden.

Bei Kartenzahlungen genügt in der Regel der Zahlungsbeleg, sofern das Trinkgeld dort ausgewiesen wird.

Anlass und Teilnehmer werden erst später dokumentiert
Je mehr Zeit zwischen der Bewirtung und der Dokumentation vergeht, desto größer ist das Risiko, wichtige Informationen zu vergessen.

Deshalb empfiehlt es sich, Anlass, Teilnehmer sowie gegebenenfalls weitere notwendige Angaben unmittelbar nach dem Termin festzuhalten.

Die steuerlichen Besonderheiten von Bewirtungskosten werden nicht beachtet
Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, dass Bewirtungskosten vollständig steuerlich absetzbar seien.

Bei der Bewirtung externer Geschäftspartner sind die Aufwendungen grundsätzlich nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Der Vorsteuerabzug bleibt dagegen grundsätzlich in voller Höhe möglich, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Nehmen sowohl eigene Mitarbeiter als auch externe Geschäftspartner an der Bewirtung teil, müssen die Kosten sachgerecht aufgeteilt werden. Nur der auf externe Teilnehmer entfallende Anteil unterliegt der 70-%-Abzugsbeschränkung.

Die Angemessenheit der Bewirtungskosten wird unterschätzt
Damit Bewirtungskosten steuerlich anerkannt werden, müssen sie angemessen sein. Übermäßig hohe Aufwendungen können vom Finanzamt ganz oder teilweise nicht anerkannt werden.

Ob eine Bewirtung angemessen ist, richtet sich insbesondere nach Anlass, Unternehmensgröße, Branche und dem üblichen geschäftlichen Rahmen. Eine gesetzlich festgelegte Höchstgrenze gibt es jedoch nicht.

Bewirtungsbelege und Bewirtungskosten bieten steuerliche Vorteile, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden. Entscheidend sind dabei eine vollständige Dokumentation, eine ordnungsgemäße Rechnung und ein nachvollziehbarer geschäftlicher Anlass.

Wer diese Punkte beachtet, reduziert das Risiko von Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung und stellt sicher, dass Betriebsausgabenabzug und Vorsteuerabzug erhalten bleiben.

Stupide aber effizient
Erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter eine kurze Checkliste für Bewirtungsbelege. Darin sollten Anlass, Teilnehmer, Datum, Ort, Unternehmen der Geschäftspartner sowie die Vollständigkeit der Rechnung abgefragt werden. So lassen sich typische Fehler vermeiden und Bewirtungskosten auch im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung problemlos nachweisen.

Bei Fragen zu Bewirtungsbelegen oder anderen Themen: Einfach melden, wir helfen jederzeit sehr gerne weiter. 

Die gesetzlichen Beträge und steuerlichen Regelungen können sich ändern. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.