Änderung bei der Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.

Ab dem 20. Juli 2025 tritt eine wichtige Änderung für Unternehmen in Kraft, die innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige grenzüberschreitende Leistungen innerhalb der EU erbringen: Die Prüfung der USt-IdNr. von Geschäftspartnern darf ab diesem Datum nur noch über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erfolgen. Eine Verifizierung über alternative Wege (z. B. Drittanbieter, Screenshots aus alten Systemen) reicht dann nicht mehr aus – mit erheblichen Risiken im Rahmen von Betriebsprüfungen.

Wichtig: Die USt-IdNr. muss bei jeder innergemeinschaftlichen Lieferung geprüft werden!

• Die gültige USt-IdNr. des Abnehmers ist zwingende Voraussetzung für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 6a UStG.
  
  
• Es reicht nicht aus, die USt-IdNr. einmalig beim ersten Geschäftsvorgang zu prüfen – vielmehr muss bei jeder Lieferung überprüft werden, ob die USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Lieferung gültig war.

Ein unterlassener oder nicht dokumentierter Nachweis kann dazu führen, dass die Steuerfreiheit vom Finanzamt rückwirkend aberkannt wird – inkl. Umsatzsteuernachzahlung und Zinsen.

Bisher war es grundsätzlich ausreichend, die USt-IdNr. des Geschäftspartners auf „beliebige Weise“ zu prüfen und zu dokumentieren – viele Unternehmen nutzten dabei Tools von Drittanbietern oder einfache Screenshots. Ab dem 20.07.2025 ist jedoch ausschließlich die Online-Abfrage beim BZSt-Portal erlaubt und anerkannt.

Wichtig: Nur die offizielle qualifizierte Abfrage über https://evatr.bff-online.de bzw. deren Nachfolger ist künftig gültig.

• Abfrageprozess prüfen: Nutzen Sie aktuell Drittanbietertools zur USt-IdNr.-Prüfung? Dann stellen Sie spätestens bis zum 20.07.2025 auf das BZSt-Verfahren um.

• Protokollierung sicherstellen: Achten Sie darauf, die qualifizierten Abfragen nachweisbar zu dokumentieren (z. B. als PDF oder Ausdruck).

• Verfahrensanweisung aktualisieren: Erfassen Sie den Ablauf in Ihrer Verfahrensdokumentation – dies ist bei Betriebsprüfungen ein Pluspunkt.

• Mitarbeiterschulung: Weisen Sie insbesondere Ihre Buchhaltungs- und Vertriebsmitarbeitenden auf die neue Vorgabe hin.

Die Änderung klingt unscheinbar – ist aber in der Praxis hochrelevant. Wer die USt-IdNr. nicht korrekt über das BZSt prüft und dies nicht dokumentiert, riskiert den Verlust der Umsatzsteuerfreiheit bei EU-Geschäften. Handeln Sie also frühzeitig und passen Sie Ihre Abläufe entsprechend an.